Rekisteriseloste

SEIREENI Ravintolat OY ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Seireeni Ravintolat Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Päivitetty 30.3.2022

1. REKISTERINPITÄJÄ
   Seireeni Ravintolat Oy
   3256127-5
   Linnakoskenkatu 45, 06100 Porvoo
   019 5244 240
   

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
   Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on
   Toni Oksanen
   Linnakoskenkatu 45, 06100 Porvoo
   019 5244 240 / toni.oksanen@seireeni.fi
   

3. REKISTERIN NIMI
   SEIREENI RAVINTOLAT OY asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
   Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen Seireeni Ravintolat Oy:hyn.
   Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytävarausten, yksityistilaisuuksien, verkkokauppaostosten, Catering -tilaisuuksien, sekä ohjelmapalveluiden varausten yhteydessä, tai ravintolatilaisuuden, tai Seireeni Ravintolat Oy:n muiden tuotteiden ja palveluiden laskutusta varten.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
   Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja:
   a) Asiakkaan pyytämien palveluiden toimittamiseen, toteuttamiseen ja tilaamiseen sekä tilausten ja varausten käsittelyyn liittyen
   b) Henkilökohtaiseen palveluidemme suositteluun, myyntiin, sekä markkinointiin
   c) Palveluitamme koskevaan asiakaspalveluun sekä asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme viestejä, muistutuksia, tiedotteita sekä meiltä pyydettyä informaatiota
   d) Palveluiden tuottamiseen, ylläpitoon sekä kehittämiseen
   e) Maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen perintään
   f) Uutisten tiedottamiseen ja markkinointiin rekisteröidyn suostumuksen sekä kieltojen mukaisesti
   g) Yhteydenpidon tarkoituksenmukaisuuden ja toimivuuden varmistamiseen
   h) Liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
   i) Asiakkaan mainitsemia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun
   j) Muihin rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin
   k) Ratkaistaaksemme mitkä tahansa meidän ja kenen tahansa asiakkaan välillä mahdollisesti syntyvät erimielisyydet
   l) Toimeenpannaksemme kolmansien osapuolien kanssa solmimamme sopimukset. Mikäli Rekisteröity luovuttaa meille asiakasviestinnän yhteydessä sähköiset yhteystietonsa, kuten sähköpostisoitteensa katsomme, että hän on antanut yksiselitteisen suostumuksensa kohdistaa häneen yllä kuvattua viestintää myös sähköisten kanavien kautta.

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
   Tallennamme asiakkaistamme sekä asiakkaan ollessa muu kuin luonnollinen henkilö, kyseisen asiakkaan yhteyshenkilöstä ja muista mahdollisista asiakkuuden hoitamisen kannalta tarpeellisista henkilöistä sekä muista sidoshenkilöistä, seuraavia tietoja:
   a) Yritys
   b) Titteli
   c) Etu- ja sukunimi
   d) Asiointikieli
   e) Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
   f) Osoite
   g) Varauksia koskevat tiedot
   h) Maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
   i) Yrityskortti-asiakkuus
   j) Asiakkaan valintoja tai toiveita koskevat tiedot
   k) Henkilötunnus
   l) Muut mahdolliset, asiakkuuden hoitoon välttämättömät tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen
   m) Tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
   n) Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
   o) Mahdolliset erityisruokavaliotiedot
   

7. MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN
   Säännönmukaisina tietolähteinä ovat Rekisteröidyn itsensä Seireeni Ravintolat Oy:lle ilmoittamat tiedot uutiskirjeen tilauksen, varausten, tiedustelujen, lomakkeiden, myyntipalvelun, ravintolan, tarjouspyyntöjen, yhteydenottopyyntöjen, reklamaatioiden / asiakaspalautteiden, verkkokaupan sekä tuotteiden ja palveluiden käytön yhteydessä muodostuneet tiedot.
   Lisäksi Seireeni Ravintolat Oy voi vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, joiden lukuun Seireeni Ravintolat Oy tuottaa ravintola- tai catering -palveluita.
   Seireeni Ravintolat Oy voi myös rekisteröidyn suostumuksella sekä lakiin perustuen hankkia tai ottaa vastaan Rekisteröityyn liittyviä tietoja kolmansilta tahoilta, kuten viranomaisilta, esimerkiksi viestinnän laadun sekä tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi.
   

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
   Seireeni Ravintolat Oy asiakasrekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille.
   Seireeni Ravintolat Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.
   Seireeni Ravintolat Oy verkkosivuilla ja verkkokaupassa voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä osa evästeistä voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
   

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
   Seireeni Ravintolat Oy käyttää sähköpostiviestinnässään, verkkosivualustaan sekä verkkokaupassaan ulkopuolisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä (Squarespace), joissa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pillvipalveluissa (Google). Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield -järjestelmässä. Näin ollen tietosuoja on EU-tasolla.Nämä kyseiset palveluntarjoajat edelleen vastaavat rekisterinpitäjänä Rekisteröidyn oikeuksista koskevista toimenpiteistä. Rekisterinpitäjänä vastaamme aina siitä, että tietoturva on asianmukaisesti järjestetty ja henkilötiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolista suojakeinoin.
   

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
    Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen, eikä asiakas ole uutiskirjeen tilaaja. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita tai ollut uutiskirjeen tilaaja. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 3 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste. Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).Asiakkuussuhteen päättymisen jälkeen Rekisterinpitäjä voi vielä säilyttää tietoja, jos säilyttämiseen on muu peruste, kuten kirjanpitolaista tuleva tositteiden säilytysaika tai mahdollisiin reklamaatiotapauksien käsittely.Rekisteriä säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Satunnaiset paperitulosteet rekisteristä tuhotaan välittömästi ja asianmukaisesti Seireeni Ravintolat Oy:n ohjeistuksen mukaisesti.
    

11. REKISTERÖIDYN OIKEUKSISTA
    Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuojaasetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta).
    Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet: Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkoö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu.
    Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityaä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).
    Oikeus tietojen oikaisemiseen.
    Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
    Oikeus tietojen poistamiseenRekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy: -henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin -rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä -rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin) -henkilötietoja on käsitelty lainvastaisestiVaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
    Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä.
    Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
    Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen. Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamistaRekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa: -rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden -käsittely on lainvastaista ja rekisteröiity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista -rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai -rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    Siltäosin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
    

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
    

REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVÄT PYYNNÖT
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla